Sin trazabilidad
Los contratos circulaban por correo electrónico; nadie sabía con certeza el estado real ni quién los tenía detenidos.
← Casos de éxito
Sistema de Gestión de Contratos.
Cómo una aseguradora líder del mercado automotriz mexicano transformó la gestión de contratos: de un proceso manual disperso a una plataforma digital única, trazable y auditable.
Cliente Aseguradora líder del mercado automotriz mexicano
Industria Seguros: mercado automotriz mexicano
Proyecto Sistema de Gestión de Contratos · CLM end-to-end
Fase actual En producción · Evolución continua
Solicitudes de contrato por semana en vivo
01 · Resumen ejecutivo
De un proceso manual disperso a una plataforma única.
El cliente es la aseguradora líder del mercado automotriz mexicano, especializada en la prevención y gestión de riesgos, con una operación que abarca múltiples sociedades del grupo.
Su Dirección Jurídica Corporativa enfrentaba un reto crítico: la gestión de contratos con proveedores dependía de correo electrónico, expedientes físicos y firmas presenciales, lo que generaba falta de trazabilidad, duplicidad documental y cero control de vigencias. Para resolverlo, implementamos un Sistema de Gestión de Contratos corporativo, que hoy opera en producción con seis sociedades, múltiples roles y firma electrónica y biométrica en línea.
La plataforma gestiona hoy más de 30,000 documentos legales de proveedores, medidos sobre la base de datos de producción. Entre mayo y julio de 2026 absorbió 2.6 veces más demanda, de ~17 a ~45 solicitudes por semana, y registró 189 solicitudes de contrato en julio, su mes récord.
02 · El cliente
Ecosistema institucional y operativo.
El proyecto da servicio a la Dirección Jurídica Corporativa del grupo, responsable de la generación y resguardo de contratos, el control de pagos a proveedores y el cumplimiento normativo de las seis sociedades del grupo.
Usuarios clave de la plataforma
| Rol | Responsabilidades |
|---|---|
| Abogados jurídicos | Especialistas en derecho corporativo y seguros. Validan la legalidad y facultades de las contrapartes. Redactan y blindan los términos contractuales del grupo. |
| Administradores de tickets | Gestores operativos y técnicos de la plataforma. Orquestan el ciclo de vida de cada solicitud. Garantizan que el contrato culmine en un pago exitoso. |
| Clientes internos | Colaboradores de áreas de negocio de todas las sociedades. Detonan solicitudes de servicios y contratos. Requieren visibilidad en el estatus de sus proveedores. |
| Control de proveedores / SLA | Monitorean SLAs y resuelven cuellos de botella. Son el primer eslabón en el flujo de pagos. Aseguran el cumplimiento ante reguladores. |
03 · El desafío
Un proceso manual disperso en tres frentes.
Antes del sistema, la gestión contractual era manual y estaba dispersa en tres frentes.
Caos documental
Un mismo proveedor volvía a enviar su expediente completo en cada trámite, con constancias y poderes duplicados.
Firmas presenciales
Los apoderados debían trasladarse físicamente, con mensajería y retrasos de días que bloqueaban cierres y pagos.
Esta operación manual obligaba a rearmar el expediente desde cero en cada contratación, con un alto riesgo de cuellos de botella, pérdida de documentos y falta de control para auditoría y cumplimiento normativo.
04 · La solución
Un Sistema de Gestión de Contratos.
La respuesta fue construir una plataforma única, end-to-end, que digitaliza y da trazabilidad total al ciclo de vida del contrato, operando hoy con seis sociedades, seis roles y flujos multi-proveedor.
Desplegada sobre infraestructura propia del cliente, sin dependencias de proveedores de nube pública, lo que refuerza el control de la información y el cumplimiento normativo del grupo.
1
Plataforma única end-to-end
Ciclo completo del contrato con trazabilidad total en cada acción, para las seis sociedades del grupo.
2
Expediente único de proveedor
Identificado por RFC, se captura una sola vez y se reutiliza automáticamente en todas las solicitudes futuras.
3
Firma electrónica y biométrica
Firma secuencial en línea: primero los apoderados del grupo, después el proveedor vía enlace externo con token; con firma biométrica autógrafa como alternativa.
05 · Cómo funciona
Un flujo con rutas, no una línea recta.
Solicitudes de dos orígenes, validación centralizada, dos caminos de firma y un mismo expediente que se reutiliza. Arrastra los nodos y acércate para explorarlo.
Diagrama interactivo · Sistema de Gestión de Contratos
arrastra los nodos
06 · La trayectoria
Dos años de evolución continua.
Del primer commit al go-live de la fase actual pasaron 23 meses, con una fase 1 ya en operación durante 2025 y evolución sin pausa desde entonces.
- Junio 2024 Primer commit: arranca la construcción de la plataforma.
- 2025 Fase 1 en operación: el área jurídica opera los primeros flujos en producción.
- Mayo 2026 Go-live de la fase 2: la plataforma completa entra en operación para las seis sociedades del grupo.
- Mayo a julio 2026 La demanda pasa de ~17 a ~45 solicitudes por semana, con récord de 189 solicitudes en julio.
- Julio y agosto 2026 Evolución continua: 16 historias de usuario nuevas en el ciclo y migración del almacenamiento a la nube en curso.
07 · Resultados
Un impacto medible y creciente.
Todas las cifras de esta página se midieron sobre la base de datos de producción y el plan de capacidad de julio de 2026.
Antes / Proceso manual
Un proceso disperso en correo y papel
- ✕ Contratos circulando por correo, sin trazabilidad
- ✕ Expedientes de proveedor duplicados en cada trámite
- ✕ Firmas presenciales con mensajería y retrasos
Después / Con el sistema
Un solo sistema, trazable de punta a punta
- ✓ Trazabilidad total del contrato en la plataforma
- ✓ Expediente único de proveedor, capturado una sola vez
- ✓ Firma electrónica o biométrica en línea, sin traslados
+30,000
Documentos legales gestionados · BD de producción, julio 2026
2.6x
Demanda absorbida entre mayo y julio de 2026
189
Solicitudes de contrato en el mes récord · julio 2026
6
Sociedades del grupo operando en la plataforma
6
Roles de negocio
8
Tipos de contrato
15
Módulos funcionales
16
Historias de usuario nuevas · ciclo julio y agosto 2026
El mecanismo que más importa: reutilización del expediente único
Cada documento aprobado de un proveedor, identificado por RFC, se reutiliza automáticamente en sus trámites siguientes y sus actualizaciones se propagan a todos los trámites vivos: el esfuerzo de armar un expediente se paga una sola vez.
Cada contrato firmado se archiva en el gestor documental corporativo con verificación de integridad SHA-256 y bitácora completa por solicitud.
08 · Gestión de riesgos
Riesgos identificados, mitigaciones activas.
El equipo del proyecto identificó de forma proactiva los riesgos operativos de mayor impacto y definió mitigaciones activas para cada uno. Hoy, ningún bloqueo crítico se encuentra activo.
| Riesgo | Impacto y mitigación |
|---|---|
| Baja adopción |
Impacto: si un cliente interno no responde, la solicitud se cancela automáticamente a los 15 días, generando cancelaciones elevadas y pérdida de productividad. Mitigación: semáforo activo en verde, amarillo o rojo según días sin respuesta, notificaciones escaladas por correo corporativo y un plan de capacitación por sociedad. |
| Desafíos del entorno corporativo |
Impacto: la alineación multi-área, las ventanas de despliegue y los escaneos de seguridad extienden los ciclos de definición y despliegue. Mitigación: gobernanza establecida con las áreas del cliente, calendario de despliegues consensuado con infraestructura y procesos de validación pre-despliegue maduros. |
| Dependencia de un proveedor externo de firma |
Impacto: la firma electrónica depende exclusivamente de un proveedor externo; si el servicio cae, no es posible firmar contratos. Mitigación: SLA contractual con monitoreo activo de la integración y una opción de conclusión sin firma electrónica para los casos aplicables. |
09 · Palancas de aceleración
Tres mecanismos que sostienen la velocidad.
Tres mecanismos operan hoy de forma simultánea, sosteniendo la velocidad de entrega y reduciendo el costo marginal de la operación.
Escalabilidad · Expediente único por RFC
Cada proveedor nuevo enriquece el sistema: se captura una sola vez y se reutiliza para siempre. El costo marginal de una solicitud nueva tiende a cero conforme crece el universo de proveedores ya capturados.
Velocidad · Aprobación por el abogado asignado
Cuando el área jurídica sube un documento, el sistema lo envía automáticamente a la persona asignada para su revisión, eliminando un ciclo completo de revisión por contrato.
Desbloqueo · Firma autógrafa como alternativa a FIEL
Los apoderados que no tienen a la mano su certificado FIEL vigente pueden firmar de forma biométrica autógrafa, garantizando continuidad operativa.
10 · El futuro inmediato
Hacia una plataforma de operación unificada.
Con la base construida desde 2024, el sistema evoluciona hacia una plataforma de operación unificada para todo el grupo, consolidando el aprendizaje de las fases de construcción y crecimiento en un modelo de mejora continua.
Hablar de tu gestión de contratos+30,000
Documentos legales
2.6x
Demanda absorbida
189
Mes récord
6
Sociedades del grupo
11 · Conclusión
De un proceso crítico disperso a resultados de negocio concretos.
Este proyecto demuestra cómo la digitalización de un proceso jurídico-operativo crítico, antes disperso en correos, papel y firmas presenciales, se traduce en resultados medibles sobre producción: más de 30,000 documentos legales bajo gestión, 2.6 veces más demanda absorbida en tres meses y 189 solicitudes de contrato en el mes récord, todo sostenido por una arquitectura desplegada en infraestructura propia del cliente y una gestión de riesgos activa.
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