Cancelación pagada con tarjeta
Revisa carta, identificación y estado de cuenta, y define cómo se devuelve la prima.
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Back office de auto · Trámites por correo
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En PoC
El trámite entra por correo. Sale resuelto por el mismo hilo.
Las cancelaciones, las bajas de placas y los avisos de siniestro de auto llegan a un buzón compartido y esperan a que alguien los abra. orbit desk lee cada correo y sus adjuntos, identifica el trámite, revisa los documentos contra la póliza y las reglas de la aseguradora, y responde al cliente en el mismo hilo. Lo que necesita criterio pasa a una persona con el expediente ya armado.
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trámites · correo
01 · Contexto
Un buzón donde todo pesa lo mismo.
Hoy el asegurado o su agente manda la carta de cancelación, la identificación y el estado de cuenta a un buzón compartido. Un operador abre el correo, busca la póliza, revisa si se pagó con tarjeta o en ventanilla, si hay beneficiario preferente, qué documento falta, y redacta la respuesta. Una baja de placas pasa por el mismo cuello de botella. Y un aviso de siniestro, que no puede esperar, queda en la misma fila que una cancelación. El cliente no sabe si su correo se leyó hasta que alguien le contesta.
02 · Qué es
orbit desk en una frase
Un agente de back office para seguro de auto que vigila el buzón de trámites, clasifica cada correo como cancelación, baja de placas o aviso de siniestro, lee y cruza los adjuntos contra la póliza con las reglas de cada trámite, emite un dictamen y contesta en el mismo hilo, dejando a la persona las excepciones y la decisión final.
03 · Cómo funciona
Cuatro pasos. Cero magia.
Del correo que llega a la respuesta en el mismo hilo, con una persona donde hace falta.
01
Recepción
El buzón se consulta cada minuto. Cada correo se clasifica por palabras clave y, si no alcanza, con un modelo, y se abre un caso con sus adjuntos. El mismo correo nunca crea dos casos.
02
Lectura
Cada adjunto se lee y se clasifica entre 22 tipos de documento: identificación, carta de cancelación, carta del beneficiario preferente, estado de cuenta, oficio de baja, acta de defunción, entre otros. Los campos se extraen con validación de formato.
03
Reglas
En cancelación, la forma de pago y el beneficiario preferente definen la ruta de devolución y los documentos que se exigen. En baja de placas, se coteja el vehículo contra la póliza. En aviso de siniestro, se fija la urgencia y se revisa la cobertura.
04
Respuesta
Sale el dictamen: completo, con observaciones o con faltantes. El cliente recibe acuse y la lista de lo que falta en el mismo hilo, y el caso queda en un tablero con su tiempo de atención y recordatorios.
Flujo funcional · orbit desk en vivo
Lo que no promete
En la prueba de concepto no está conectado al sistema de pólizas de la aseguradora: las pólizas se consultan en una cartera cargada para la prueba, y el ajustador se asigna de un catálogo de prueba por zona y carga. Nunca aprueba solo un documento sospechoso ni niega un siniestro por exclusión: esos casos pasan a una persona. Pérdida total, fallecimiento del titular y persona moral siempre escalan a revisión humana. Por ahora el único canal de entrada y salida es el correo.
04 · Para qué sirve
Dónde entra a trabajar.
Seis situaciones del buzón que hoy resuelve una persona a mano.
Cancelación con beneficiario preferente
Exige y valida la carta del beneficiario, sea pago con tarjeta o en ventanilla.
Casos especiales
Detecta pérdida total, fallecimiento del titular y persona moral, y los manda a revisión humana con la razón.
Baja de placas
Cruza la placa con la póliza activa, coteja el vehículo, rechaza documentos de más de 90 días y prellena el documento de baja.
Aviso de siniestro
Lee el evento del texto libre, marca como urgente lesionados o robo total, revisa cobertura y propone ajustador.
Varias operaciones, un producto
Cada organización trabaja en su propio subdominio, con sus datos aislados, su buzón, sus plantillas y sus umbrales.
05 · Beneficios
Lo que cambia cuando lo tienes.
Lo que cambia en el back office cuando el buzón deja de ser una fila única.
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Ningún correo se queda sin leer
El buzón se revisa cada minuto y cada correo abre un caso con su folio.
2
El cliente sabe qué falta
El acuse sale en el mismo hilo con la lista de documentos pendientes, sin esperar a un operador.
3
Criterio donde hace falta
Las excepciones y las exclusiones llegan a una persona con el expediente armado y el motivo escrito.
4
Tiempos a la vista
Un tablero por trámite, recordatorios automáticos y un reporte de tiempos de atención.
5
Ajustes sin programar
Palabras clave, plantillas de respuesta, umbrales y el formato de póliza se cambian desde una torre de control, con motivo e historial.
06 · Antes y después
Lo que cambia, lado a lado.
El mismo buzón, otro recorrido.
Antes / Sin orbit desk
El día a día actual
- ✕ Los correos esperan a que alguien abra el buzón.
- ✕ La póliza y la forma de pago se buscan a mano.
- ✕ El faltante se pide en un correo redactado cada vez.
- ✕ Un aviso de siniestro hace fila junto a una cancelación.
- ✕ Nadie sabe cuánto lleva cada trámite.
Después / Con orbit desk
Con orbit desk
- ✓ El buzón se revisa cada minuto y cada correo abre un caso.
- ✓ La póliza se resuelve del correo, la carta o el documento.
- ✓ El acuse con lo que falta sale solo en el mismo hilo.
- ✓ Lesionados y robo total se marcan como urgentes.
- ✓ Cada caso lleva su reloj, sus recordatorios y su escalamiento.
07 · Industrias
Dónde aplica hoy.
Construido alrededor de los trámites de póliza de seguro de auto que llegan por correo.
01 / Aseguradoras de auto
Back office de pólizas
Las áreas que atienden cancelaciones y bajas de placas desde un buzón compartido.
02 / Siniestros
Primer aviso por correo
Los avisos de siniestro que llegan por correo y necesitan cobertura revisada y ajustador asignado antes que el resto.
08 · Contacto
Veámoslo con tu operación.
En 30 minutos te decimos si orbit desk encaja con tu proceso, qué integra y qué no, y cómo se ve un piloto. Si no encaja, te lo decimos también.
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